Sistemas UNI--una mirada sistémica parte 13

Sistema Estructura

Se considera como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización. La definición asumida en el trabajo está establecida dentro del marco teórico, lo que nos importa resolver en esta área, es que dentro de una misma organización existen dos estructuras que comparten valores y objetivos hasta cierto punto, dado que si no lo hicieran no podrían sobrevivir, ahora bien el detalle es cual de las estructuras predomina más y si ayuda a la consecución de los objetivos de la organización de manera eficiente, no hay que olvidar que la no consecución de los objetivos de manera eficiente no "mata" a la organización, si lo hicera la estructura informal termina actuando de manera reactiva para garantizar la sobrevivencia de la organización y por ende su sobrevivencia como estructura informal.

Estructura Formal

Sistemas UNI presenta el siguiente organigrama que es la representación gráfica de su organización:

La estructura formal y sus atribuciones se encuentran planteadas dentro del "Manual de Organización y Funciones", Sistemas UNI no cuenta con dicho manual, el conocimiento y detalles de las funciones son transmitidas en función de la experiencia o de manera verbal, a la fecha de la investigación Sistemas UNI se encontraba presentando una propuesta de dicho manual al Directorio de Sistemas UNI.
Dentro de la estructura formal se deben observar claramente o "formalmente" valga la redundancia las áreas o departamentos encargados de la gestión de los insumos y productos.
Con la utilización de entrevistas, se pudo contrastar del conocimiento de sus áreas por parte de los encargados de dichas áreas, se apreció un conocimiento moderado de la misma, aunque también un doble esfuerzo en determinadas áreas.
Sistemas UNI posee una diversidad de estructuras formales, esta ha sido replanteada varias veces, por razones que desconocemos, para ello hemos tomado sólo en cuenta el organigrama establecido por la administración a la fecha de la investigación.
Otro detalle es que se nos permitió poder observar la propuesta del "Manual de Organización y Funciones", el cual respecto al orgnigrama mostrado tiene ciertas diferencias tanto en la eliminación de ciertas áreas o simplemente renombrandolas.

Estructura Informal

Dado que no existe un documento que explique al detalle las funciones de cada área, no implica que todos hagan lo que creyeran que es correcto solo por corazonadas, existe un cierto ordenamiento en todo sistema que permite la inferencia por la misma experiencia de trabajo y el profesionalismo sobre las funciones que les compete  a cada área, esta estructura informal está infuenciada de la toma de decisiones  de la Dirección de Sistemas UNI, para su aprobación cuando compete a un nivel estratégico o de coordinación, sin embargo totalmente independiente en un nivel operativo. Dentro de la estructura formal, se observa que no se toma en cuenta quien gestiona las contrataciones de personal, así tampoco al Directorio que tiene una gran influencia en la toma de decisiones de Sistemas UNI. Estas dos áreas estan dentro de la estructura informal de Sistemas UNI, para ello hemos  esbozado lo que es la estrcutura informal de Sistemas UNI:

Definimos estos nuevos elementos:

• Directorio FIIS: Auditor de Sistemas UNI, aprueba peticiones de materiales, equipo, iniciativas de trabajo, eligen al director de Sistemas UNI, así como los que dirigirán las demás sedes.
• Recursos Humanos FIIS: Encargado de la convocatoria de personal requerido por Sistemas UNI, así como de su selección.
  

Sin embargo la estructura formal muestra idealmente los puntos de contacto con el medio ambiente que la organización ha creido conveniente deben existir y harán el control de los insumos y la salida de los productos,  deseabamos poder entender el proceso que se sigue en la toma de decisión a nivel estratégico, para ello había que examinar los canales de comunicación y que áreas se comunicaban entre, se identificaron dos mecanismos de comunicación que son oral y escrito, no siendo la correspondencia en la comunicación de la misma manera, es decir no siempre la comunicación retornaba de la misma manera ya sea escrita u oral.
Se muestra en el siguiente gráfico las relaciones y tipos de comunicación que se realizan:

 Ahora las lineas de comunicación contribuyen a la toma de decisión, hacemos hincapie en ello pues no se cumplia dicha premisa, la toma de decisión sólo correspondía al director de Sistemas UNI.


Existe una observación, anteriormente la contratación de personal era ejecutada por el director de Sistemas UNI, investigaciones anteriores mencionan favoritismos, así también un proceso informal de selección en donde la última decisión recaía en el Director de Sistemas UNI, actualmente dicho proceso ha sido eliminado.